Einkaufsleiter in B2B-Unternehmen: Karrierechancen und Voraussetzungen

Wer sich die Karrierewege von Einkaufsleitern ansieht, wird schnell feststellen: Es gibt nicht den einen typischen Werdegang – allerdings haben die meisten Einkaufsleiter eine kaufmännische Ausbildung. Zu den typischen kaufmännischen Berufen gehören z. B.: Industriekaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation, Informatikkaufmann, Speditionskaufmann und Tourismuskaufmann. Sie alle bringen gute Voraussetzungen mit, um im Einkauf arbeiten zu können und sind natürlich ideale Sprungbretter für den späteren Einkaufsleiter.

Andererseits haben viele Einkaufsleiter ursprünglich mit einem Studium begonnen. Der typische Studiengang hierfür ist die Betriebswirtschaft, da der Schwerpunkt der Fächer hier natürlich auf betriebswirtschaftlichen Themen liegt. Themen wie Bilanzierung, Jahresabschluss, Produktion und Logistik werden dort gelehrt und sind tägliches Handwerkszeug eines jeden Einkaufsleiters. Andere Studenten konzentrieren sich von Anfang an auf den Studiengang „Einkauf & Logistik / Supply Chain Management“.

Neben dem klassischen Einstieg über die gerade beschriebenen Karrierewege gibt es zudem typische Einstiegsjobs für zukünftige Einkaufsleiter. Beispielsweise sind Vertriebsmitarbeiter und insbesondere der Vertriebsleiter hervorragend dazu geeignet, vom Vertrieb in den Einkauf zu wechseln, da sie durch ihre Vertriebstätigkeit täglich mit Einkäufern zu tun haben. Sie kennen die Verhaltensweisen, Taktiken und Ziele von Verkäufern und können dieses Wissen im Einkauf gewinnbringend nutzen.

Natürlich wechseln auch interne Mitarbeiter wie der Konstruktionsleiter auf den Posten des Einkaufsleiters, da die Konstruktion immer in Beschaffungsprozesse mit eingebunden und teilweise bei Besprechungen mit Verkäufern anwesend ist.

Welche Voraussetzungen sollte der Einkaufsleiter mitbringen?

In Seminaren hören Einkaufsleiter oft die Aussage: „Im Einkauf liegt der Gewinn.“ Aufgrund dessen werden Einkaufsleiter daran gemessen, wie viel sie an Einkaufskosten senken können. Jeder Cent, den sie einsparen, erhöht den Gewinn des Unternehmens.

Die vielleicht wichtigste Voraussetzung für einen erfolgreichen Einkaufsleiter ist jedoch die Fähigkeit, auf Augenhöhe mit Lieferanten zu verhandeln und bestmögliche Konditionen zu erzielen. Er sollte also betriebswirtschaftliche Zusammenhänge kennen und verstehen, welche Auswirkungen seine Einkaufsaktivitäten auf das Gesamtergebnis des Unternehmens haben.

Obwohl der Einkauf ein sehr wichtiger Baustein für Unternehmen ist, nutzen erstaunlicherweise nur sieben Prozent der Unternehmen den Einkauf als Wettbewerbsvorteil, wie es aus einer Studie von A.T. Kearny hervorgeht, denn leider gehört der Einkauf in vielen Unternehmen zu den Stiefkindern. Daran ist einerseits die traditionelle Geringschätzung durch die einzelnen Abteilungen, andererseits das fehlende Wissen von Einkaufsabteilungen über das potentielle Ertragspotenzial ihrer Aktivitäten schuld.

Gute Einkaufsleiter können kooperieren

Einkaufsleiter sollten dazu in der Lage sein, mit den Kollegen aus anderen Unternehmen zusammenzuarbeiten. Bündeln Unternehmen ihre Einkaufsaktivitäten bei gleichen Produkten, die jedes der Unternehmen benötigt, können sie aufgrund des höheren Einkaufsvolumens bessere Einkaufspreise erzielen.

Ein guter Einkaufsleiter ist zugleich eine gute Führungskraft, da dieser ein ein schlagkräftiges Einkaufsteam führen muss, das auf Augenhöhe mit unterschiedlichen Lieferanten zusammenarbeiten und erfolgreich verhandeln kann. Daher muss er Mitarbeiter fördern, fordern und motivieren.

Der Umgang mit Menschen ist ein zentraler Bestandteil seiner Arbeit. Er muss daher über ein hohes Maß an Empathie und Gespür für Menschen verfügen. Schließlich hat die Fähigkeit, hervorragend mit Menschen umgehen zu können, unmittelbaren Einfluss auf seine Verhandlungsergebnisse.

Er braucht zudem starke Nerven und muss mit hohen beruflichen Belastungen umgehen können. Gerade wenn es Qualitäts- oder Lieferprobleme mit Lieferanten gibt, muss vor allem er Ruhe bewahren, um das Problem zu lösen – bevor mögliche Produktionsengpässe auftreten.

Was sind typische Aufgaben eines Einkaufsleiters?

Der Einkaufsleiter ist der Verantwortliche für all jenes, was ein Unternehmen einkauft. Dazu gehören alle Verbrauchsmaterialien: vom Bleistift über Büropapier, Arbeitskleidung, Schulungen und Seminare. Einkäufer sprechen hier von Verbrauchsmaterialien, also wiederkehrende Materialien, die nicht unmittelbar zum Gewinn des Unternehmens beitragen.

Grundsätzlich sind Einkaufsleiter mit operativen und strategischen Aktivitäten beschäftigt. Je nach Größe des Unternehmens und der Zahl der Mitarbeiter, wird sich der Einkaufsleiter mehr auf die strategischen Themen fokussieren, wie beispielsweise das Aushandeln von langfristigen Verträgen mit den wichtigsten Lieferanten.

Im Einzelnen sehen seine Hauptaufgaben wie folgt aus:

• Er analysiert systematisch die Einkaufsmärkte und beobachtet Marktbewegungen. Wenn notwendig, besucht er neue Märkte.
• Er ist im intensiven Kontakt mit den wichtigsten Lieferanten und kümmert sich persönlich um strategisch wichtige Kunden.
• Bei Lieferanten, die sehr wichtige Teile liefern, trifft er am Ende die finale Entscheidung.
• Er verhandelt persönlich mit den strategisch wichtigsten Kunden langfristige Verträge aus, um gute Preise für einen längeren Zeitraum und hohe Liefersicherheit zu sichern. Dies ist eine der Schlüsselaufgaben eines erfolgreichen Einkaufsleiters.
• Er optimiert fortlaufend den gesamten Beschaffungsprozess so effizient wie möglich, um Lieferzeiten zu verkürzen und Kosten zu sparen.
• Er blickt über den Tellerrand hinaus, um frühzeitig zu erkennen, wenn neue Lieferanten oder Materialien auf den Markt kommen, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können.

Der ideale Einkaufsleiter pflegt nicht nur hervorragende Beziehungen zu den Top-Kunden, er fokussiert zudem einen sehr intensiven Informationsaustausch mit verschiedenen Abteilungen aus dem eigenen Hause wie der Konstruktion, der Entwicklung und der Fertigung. So ist er frühzeitig über neue Entwicklungen im Bilde und kann sich rechtzeitig auf die Suche nach den bestmöglichen Lieferanten machen.

Vor allem bei wichtigen Teilen müssen neue Lieferanten erst qualifiziert werden, bevor sie Teile für die Serie liefern können. Der Zeitrahmen für diesen längeren Beschaffungsprozess bei neuen Lieferanten muss vom Einkaufsleiter berücksichtigt werden.

In unserer modernen Welt sind die Beschaffungsprozesse heute komplexer, als je zuvor. Denn wenn Einkaufsgüter über Tausende von Kilometern transportiert werden müssen, ist die Steuerung und Überwachung aufwendiger und komplizierter. Der Einkaufsleiter muss jedoch jederzeit die gesamte Logistik im Auge haben.

Aus Sicht des Unternehmens – und natürlich der Geschäftsleitung – sollte der Einkaufsleiter bestrebt sein, den Lagerbestand von Rohmaterialien zu minimieren, um die Kosten niedrig zu halten. Andererseits muss er genügend Material im Lager haben, damit keine Engpässe in der Produktion entstehen, wenn ein Lieferant sich verspätet.