Messekosten: Messestandkosten richtig kalkulieren
Eine Messebeteiligung ist zu teuer, aufwendig und bietet vergleichsweise geringe Erfolgsaussichten? Das muss nicht sein. Bei einer richtigen Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung kann eine Messe für Ihr Unternehmen ein Erfolgsgarant sein.
Schon bei der Auswahl der Messe gilt: Weniger ist mehr. Lassen Sie sich nicht auf einen Konkurrenzkampf um die meisten Messeauftritte ein. Suchen Sie lieber die Messen aus, die für Ihr Unternehmen relevant sind und investieren Sie somit Ihr Geld richtig. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, bei welchen Positionen Sie mit den meisten Kosten rechnen können, welche Ausgaben Sie sonst noch bei der Planung Ihrer Messekosten einkalkulieren müssen und welche Wege es gibt, mit kostengünstigen Varianten einen gelungenen Messeauftritt zu gestalten.
Ein Blick in die Statistik: So verteilen sich die Messekosten
Laut dem Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA) belaufen sich die Ausstellerkosten für ein durchschnittliches Messejahr in Deutschland insgesamt auf 7,79 Milliarden Euro. Das ist viel Geld, welches in Messebeteiligungen gesteckt wird. Unter den größten Kostenfaktor fallen demnach auch die Messestand Kosten (Standbau, Standmontage und der Transport). Die anteiligen Ausgaben der einzelnen Positionen sehen wie folgt aus:
- Standbau und -Montage, Transport, Versicherung, Reinigung, Bewachung, sonstige Dienstleistungen usw: 30,8%
- Standmiete (inkl. Umlagen): 20,7%
- Unternehmensinterne Personalkosten für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Messebeteiligungen: 16,3%
- Übernachtung und Verpflegung: 12,6%
- Reisekosten (inkl. Nahverkehr): 10,2%
- Sonstige Ausgaben (z.B. Werbung, Gästebewirtung): 6,7%
- Einkäufe, Freizeit, Unterhaltung: 2,7%
Die Kosten für die Standmiete sind fix und können somit nicht beeinflusst werden. Auch auf die Kosten für Ihr Messepersonal, Ausgaben für Versicherung, Reinigung und sonstigen Dienstleistungen sowie Reisekosten haben Sie wenig Einfluss. Wenn es aber um die Messestand Kosten für den Bau und die Ausgaben für die Werbung geht, so gibt es allemal kostengünstige Varianten, um Ihre Messekosten zu senken. Mit welchen Ausgaben Sie aber zu rechnen haben, entnehmen Sie der folgenden Checkliste:
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Die Messestand Kosten
Um den Überblick über die Ausgaben zu behalten, sollten Sie bei Ihrer Vorbereitung auf die Messe die Kostenkalkulation mit berücksichtigen. Die Kosten variieren natürlich von Messe zu Messe. Vor allem sind die Messe selbst und die Größe des Standes wichtige Faktoren bei der Berechnung der Kosten. Für die Standmiete gilt als Richtwert, dass bei B2B-Messen etwa 150 bis 200 Euro pro Quadratmeter veranschlagt werden. Eine Standfläche von 20 Quadratmetern würde also durchschnittlich etwa 3.500 Euro kosten, wobei diese Ausgaben natürlich von der Dauer der Messe abhängen. Es gilt zu beachten, dass für Eck-, Kopf- oder Blockstände oftmals ein höherer Preis verlangt wird, als für einen Reihenstand. Auch die Lage des Standes auf dem Messegelände kann einen Einfluss auf den Preis haben. Entnehmen Sie der folgenden Checkliste, welche Faktoren Sie bei der Kostenkalkulation für Ihre Messebeteiligung berücksichtigen müssen.
Der Messestand: Das Aushängeschild Ihres Unternehmens
Ein ansprechender Messestand ist wie die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Sie sollten daher Ihren Stand von Profis anfertigen lassen. Der erste Blick kann darüber entscheiden, ob der Stand dem Interesse des Kunden entspricht. Zur Gestaltung können mehrere Elemente in der Planung für Ihre Messestand Kosten berücksichtigt werden. So erhalten Sie beispielsweise bei SAXOPRINT bedruckte Messewände ab 669,59 Euro brutto. Verschiedene Größen, die sich nach der Anzahl der bedruckten Felder richtet sowie ein PVC-Druck sind ebenfalls möglich. Ein wichtiges Element für Ihren Stand ist auch die Messetheke, um Ihr Informationsmaterial zu verstauen und an denen Sie mit den Messebesuchern ins Gespräch kommen können. SAXOPRINT bietet Ihnen Messetheken ab 244,89 Euro an.
Nutzen Sie verschiedene Werbemittel
Bereits im Vorfeld sollten Sie Werbemittel für Ihren Messeauftritt einkalkulieren. Während der Messe empfiehlt es sich, verschiedene Maßnahmen der B2B-Kommunikation zu nutzen. Planen Sie daher bei Ihren Messekosten die Ausgaben für Flyer, Poster, Visitenkarten, Broschüren, Kataloge und Aufkleber ein. 1.000 farbige und doppelseitig bedruckte Visitenkarten erhalten Sie bei SAXOPRINT beispielsweise für 11,26 Euro.
Mit der richtigen Strategie Messekosten gering halten
Die Checkliste zeigt, dass es eine Reihe von Kostenpunkten gibt, die im Zuge einer Messe auf Sie zukommen können. Dennoch lohnt sich die Beteiligung an einer Messe. Sie ist der Platz, an dem für Sie die optimale Möglichkeit besteht, neue B2B-Kunden zu generieren. Darüber hinaus können Sie bei einem anstehenden Produktlaunch Ihr neues Produkt vorstellen, bestehende Geschäftskontakte pflegen und Imagepflege für Ihr Unternehmen betreiben. Und daran sollte nicht gespart werden.
Es gibt gute Möglichkeiten, die entstehenden Messekosten an einigen Posten gering zu halten. Sie sollten in der Messevorbereitung eine Strategie konzipieren, um mögliche nicht-fixe Kosten einzusparen. Wie bereits erwähnt, gehören feste Standgebühren oder Personalkosten zur Berechnung der Ausgaben dazu. Vor allem aber bei der Standausstattung und Standgestaltung gibt es kostengünstige Varianten vom Profi. Eine Messewand oder Messetheke bei einer Online-Druckerei wie SAXOPRINT bedrucken zu lassen, senkt diesen Ausgabenpunkt Ihrer Messekosten.
Gerade bei Erstbesuchen einer Messe sollte das Budget nicht zu hoch angesetzt werden. Während Erfahrungsberichte von ehemaligen Messebesuchern und Experten durchaus als Benchmark verwendet werden können, sind diese in Relation zu den eigenen Ressourcen und Zielen zu bewerten. Beim zweiten Besuch derselben Messe kann ein Unternehmen dann einen genauen Return On Investment kalkulieren. Als Bestimmungsgröße des ROI gilt etwa der Customer Lifetime Value hinzugewonnener Kunden, deren Kontakt auf die Messe zurückzuführen ist. Darunter wird der durchschnittliche Wert verstanden, den ein Käufer während seines gesamten „Kundenlebens“ für ein Unternehmen hat und voraussichtlich auch zukünftig haben wird. Daneben kann der ROI auch durch die Daten von einem realisierten Upselling bei Bestandskunden bestimmt werden. Darauf aufbauend kann dann die Budget- sowie Messeplanung angepasst werden.