Messeorganisation: Mit diesen 3 Checklisten zum Erfolg

Die Teilnahme an einer Messe ist ein wichtiges Kommunikationsmittel für Unternehmen. Neukunden und Interessenten werden gewonnen, bestehende Kontakte gepflegt und das eigene Geschäftsmodell gestärkt. Damit der Messeauftritt zum Erfolg wird, ist die richtige Organisation entscheidend. Im Folgenden lernen Sie alle wichtigen Projektschritte kennen, die für die Bewältigung der komplexen Messeorganisation wichtig sind. Ergänzend stehen praktische Checklisten zum Download bereit, um Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Planung zu ermöglichen.

Weitsichtge Planung verhindert Chaos

Starten Sie die Planung und Organisation Ihres Messeauftritts sehr frühzeitig. Ideal sind 9–12 Monate vor Eröffnung der Messe. Versuchen Sie bereits im Vorfeld, jene Aufgaben zu identifizieren, bei denen Unwägbarkeiten und Terminengpässe zu erwarten sind. Sofern möglich, sollten Sie hierfür einen gewissen Zeitpuffer einplanen. Dies trifft insbesondere auf den Termin der Standabnahme zu. Machen Sie es sich zur Angewohnheit, mindestens ein oder zwei Tage vor der Abnahme (bei großen Messeständen sogar noch früher) vor Ort zu sein. Somit können Sie noch rechtzeitig eingreifen, sollte bei der Umsetzung ein Fehler passiert oder eine kurzfristige Änderung erforderlich sein. Für die Standabnahme gilt: Der Messeaussteller hat ein Recht auf Nachbesserung. Das bedeutet: Setzen Sie diesen Termin frühzeitig an, damit letzte Feinheiten korrigiert werden können.

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Checklisten - Ihr unverzichtbares Planungsinstrument

Die Planung und Organisation einer Messebeteiligung ist eine sehr komplexe Aufgabe, die eine akribische Vorbereitung erfordert. Um alle Projektdaten und -details im Auge zu behalten, ist es empfehlenswert, Checklisten und Terminpläne zu verwenden. Am besten starten Sie mit einem Gesamtterminplan. Damit können Sie sich einen Überblick verschaffen. Für Ihr tägliches Projektmanagement benötigen Sie detaillierte Checklisten für jeden Projektschritt, wo Termine und Zuständigkeiten verbindlich festgelegt werden.

Hier können Sie sich unsere Vorlage für den Gesamtterminplan downloaden.

Beachten Sie bitte die Terminvorgaben des Veranstalters, beispielsweise für die Prüfung Ihrer Standbaupläne, den Auf- und Abbau des Standes sowie die Anmeldungen für Strom, Wasser oder Telekommunikation. Services wie Standreinigung, Standbewachung, Deckenabhängungen oder Speditionsdienstleistungen müssen Sie über die Messe buchen.

Unabhängig davon, ob Sie das Projekt digital oder als ausgedrucktes Formular bearbeiten, sollten Sie sich einen Master-Ordner anlegen, in dem Sie sämtliche wichtige Formulare, Verträge und Vereinbarungen ablegen. Diesen Ordner sollten Sie später auf der Messe zur Hand haben.

Professionelles Budgetmanagement sichert Ihre Kostenkontrolle

Budgetplaner als Soll-/Ist-Vergleich

Um das Projekt kostentechnisch im Griff zu behalten, ist es empfehlenswert, einen umfangreichen Budgetplaner einzurichten. Hier halten Sie sämtliche anfallende Positionen fest, für die Sie Ihr Budget einsetzen müssen. Gleichzeitig gibt Ihnen dieser Planer die Möglichkeit, Kostenabweichungen auf einen Blick zu erfassen.

Laden Sie hier unsere Vorlage für die Budgetplanung herunter.

Budgetierung für den ROI

Sie können Elemente der Messepräsentation mehrfach nutzen? Dann rechnen Sie in diesem Fall die Budgetposten entsprechend anteilig ein. Dies ist für die spätere Messeauswertung dringend erforderlich.

Cash-Flow-Budgetierung

Einige Lieferanten werden von Ihnen eine Zahlung auf Rechnung verlangen, andere lassen sich nach Leistungsfortschritt vergüten. Daher ist es empfehlenswert, mit Ihrer Buchhaltung abzuklären, inwieweit der Cash-Flow Ihres Unternehmens davon betroffen sein wird.

Realisierung Ihres Messestandes – akribische Planung zahlt sich aus

Vermutlich wird Ihr Messestand der größte Kostenblock im Budget sein. Es ist daher empfehlenswert, schon bei der Auswahl des Messebauunternehmens sehr sorgfältig vorzugehen, denn Messebauer ist kein geschützter Beruf – jeder kann sich so nennen. Es gibt eine Reihe von Recherchemöglichkeiten, die Sie nutzen sollten:

Informieren Sie sich auf der Homepage der deutschen Dachorganisation für Messebauer
Fragen Sie den Kollegen einer befreundeten Firma nach seinen Erfahrungen
Besuchen Sie Messen und fragen dort den Marketingleiter eines Ausstellers nach dem Messebauer, der seinen Stand realisiert hat

Die Angebotsanfrage müssen Sie sehr detailliert vorbereiten. Formulieren Sie Ihre Messeziele. Entwickeln Sie dann eine Checkliste, mit der Sie Ihre konkreten Anforderungen beschreiben. Dazu gehören Ihre firmeninternen CI/CD-Vorschriften, die Raumaufteilung des Messestandes, Messemotto, Anzahl, Art und Umfang der Exponate, eventuelle Live- oder audiovisuelle Präsentationen, Anzahl der Standmitarbeiter, Ausstattung der Messeküche sowie Ihr zur Verfügung stehendes Budget.

Der Messebauer muss wissen, wer die Standgrafik produzieren wird, wer für die Beschaffung des technischen Equipments verantwortlich ist, z. B. für die Hardware für Videopräsentationen oder von wem Sie die Stand- und Pflanzendekoration beziehen möchten. In dem Briefing vereinbaren Sie einen verbindlichen Präsentationstermin. Bestehen Sie an diesem Tag auf die Bemusterung sämtlicher vom Messebauer vorgeschlagener Materialien. Um später hohe Entsorgungskosten zu vermeiden, sollten Sie bei der Materialauswahl auf Recyclingfähigkeit und Wiederverwendungsmöglichkeiten achten.

Unsere Vorlage für Ihre Messebauausschreibung zum Downloaden.

Fragen Sie parallel hierzu bei externen Anbietern die übrigen Dinge an, die Ihr Messebauer nicht selbst realisieren wird. Prüfen Sie in diesem Zusammenhang, ob diese Leistungen eventuell vom Veranstalter angeboten werden.

Sobald Sie nach der Präsentation ein Messebauunternehmen ausgewählt haben, können Sie mit ihm die eventuell notwendigen Änderungen seines ersten Entwurfs besprechen. Danach wird Ihnen der zuständige Mitarbeiter einen überarbeiteten Entwurf vorlegen. Vereinbaren Sie im Zuge der Beauftragung einen für beide Seiten verbindlichen Ablaufterminplan (Beginn Standaufbau, Anlieferungstermine für Exponate, externe Technik sowie die Termine für den Abbau). Mit der Beauftragung wird gewöhnlich eine Abschlagszahlung fällig.

Nach der Beauftragung erstellt das Messebauunternehmen Detailzeichnungen von allen Standbereichen und eine verbindliche Grundrisszeichnung. Bitte prüfen Sie jedes Detail in diesen Skizzen, bevor Sie diese für die Standproduktion freigeben! Bedenken Sie: Für falsche Maßangaben, z. B. für einen von Ihnen beschafften Monitor, tragen Sie die Verantwortung. Je komplizierter und anspruchsvoller Ihr Wunschdesign ist, desto früher sollte Ihr Messebauer mit einer Voranfrage technische oder statische Fragen mit der Messe klären.

Nützliche Tools für die Organisation vor Ort

Handbuch für das Messeteam

In diesem Handbuch fassen Sie alle wichtigen Informationen und Termine für das Team zusammen. Das gibt dem Messepersonal vor Ort Orientierung und sorgt für einen möglichst reibungslosen Ablauf.

Hotelbelegungsplan

Ein Kunde ändert seine Reisepläne kurz entschlossen und benötigt noch dringend ein Hotelzimmer? Kein Problem. Der Plan zeigt Ihnen auf einen Blick, ob Sie ihm helfen können.

Personaleinsatzplan

Halten Sie diesen Plan an zentraler Stelle für jedes Standmitglied bereit. So lassen sich Besucherfragen, schnell und kundenfreundlich beantworten – und Sie wissen sofort, wann der zuständige Mitarbeiter an Bord sein wird.

Notfall-Kit

Wer kennt das nicht? Knopf am Sakko abgerissen, Kopf- oder Halsschmerzen, trockener Hals von der schlechten Luft. Ein Notfall-Kit mit Nähzeug, Erste-Hilfe-Box, Pfefferminzbonbons und Traubenzucker hilft Ihnen aus brenzligen Situationen.